Nell’ambito informatico, un formato documentale è un insieme di specifiche che definiscono il modo in cui le informazioni contenute in un documento digitale (file) vengono immagazzinate su un supporto di memorizzazione (ad es. un hard disk, o una chiavetta USB).
Esempi di formati documentali includono il formato PDF, il formato HTML (usato per le pagine web), il formato MP3 (usato per i file audio), e così via.

Perché è importante la scelta di un formato documentale piuttosto che di un altro ? Perché chi riceve un file in un dato formato necessita di disporre di un software in grado di leggerlo correttamente, e non tutti i software sono in grado di decifrare tutti i formati; questo perché alcuni formati sono chiusi (o proprietari), ovvero le specifiche non sono pubblicamente disponibili.

Ciò comporta che utilizzare un formato documentale chiuso significa esercitare un’imposizione sulle persone con cui si andranno a condividere le informazioni contenute nei file memorizzati in quel determinato formato: chi riceve il file dovrà procurarsi il programma specifico necessario a decifrarlo, cosa che in molti casi richiede l’acquisto di un’apposita licenza, a volte anche molto onerosa.

Ad esempio supponiamo che Tizio scriva un documento con il programma XXX e lo passi a Caio: se il programma XXX usa un formato chiuso, Caio dovrà procurarsi una copia di quel programma, se non ne dispone giá. A questo punto, Caio ha di fronte a sé due scelte:

  • acquistare una licenza del programma XXX;
  • procurarsi una copia non licenziata del programma, violando la legge.

Nessuna delle due opzioni è desiderabile (se non per chi produce il software); questo e’ uno dei motivi per cui si dovrebbe assolutamente evitare l’uso di formati chiusi, tanto più per una pubblica amministrazione che non può consentire nessuna sorta di discriminazione tra i cittadini, neanche sul piano informatico.

Un altro motivo molto importante riguarda la proprietà e l’accessibilità dei dati: se per leggere un determinato formato documentale è necessario un programma specifico (perché il formato è chiuso), allora l’accesso ai dati memorizzati in quel formato diventerebbe impossibile, o quantomeno estremamente difficoltoso e costoso, nel caso in cui il programma non fosse piú disponibile (ad es. perché l’azienda che lo sviluppa fallisce, o smette di supportarlo).

Non si tratta di congetture paranoiche: casi di perdita di dati dovuti all’uso di formati proprietari sono giá avvenuti, anche su grande scala, come dimostra il caso della British Library che rischia di perdere l’accesso a migliaia di gigabyte di documenti digitalizzati ed archiviati con programmi attualmente non più sul mercato.

Si tratta di un problema di dimensioni enormi, con un costo stimato, per l’Unione Europea, di 3 miliardi di euro all’anno.

Queste considerazioni (e se ne potrebbero aggiungere molte altre) dovrebbero far riflettere i privati, le aziende e in particolar modo le pubbliche amministrazioni sull’opportunità di affidare i loro preziosi dati a formati di cui non sono disponibili le specifiche.

Le alternative ? Adottare formati aperti e standard come il PDF, l’HTML o l’ODF (Open Document Format), che tra l’altro è il formato documentale ufficiale della UE.

Si tratta di una scelta di libertà (per noi stessi e per coloro con cui ci troviamo ad interagire) e una scelta previdente sul piano economico e tecnologico, perché ci mette al riparo dal rischio, troppo spesso sottovalutato, della perdita dei nostri preziosi dati.

Per approfondire

3 Commenti

  • 1. Andrea Garbin (30 aprile 2010, 3:04 pm) :

    Come si dice su facebook: mi piace, ciao

  • 2. michele (4 maggio 2010, 6:28 pm) :

    Ho letto con interesse l’articolo circa i software …aperti.. come il PDF….
    peccato che i manuali d’uso dei software ….aperti ….siano ….chiusi…
    nel senso che non si trovano né ben fatti, né gratis.
    Come si può rimediare?
    Michele

  • 3. Egidio Cardinale (4 maggio 2010, 9:06 pm) :

    Ringrazio Michele per la sua osservazione perchè mi da la possibilità di spiegare che il modello di sviluppo basato sul software libero non è un modello legato al volontariato o alla beneficenza; si tratta di professionisti ed aziende che fondano il loro business sulle consulenze e sui servizi, quindi chi è in grado di studiare e comprendere il codice, che è disponibile inquanto libero, ha la possibilità di sviluppare e fare belle cose, gli altri chiamano questi professionisti/aziende e li pagano.

    Nella maggior parte dei casi la documentazione esiste ed è gratuita (soprattutto per progetti grandi, dove la comunità coiinvolta è vasta),come pure sono gratuiti molti dei libri scritti da questi professionisti e sviluppatori, disponibili in formato digitale sotto copyleft (l’opposto del copyright, ma ovviamente sono in pochi in questa italietta a parlarne).

    Invito Michele a farmi sapere quali sono i manuali e la documentazione che cerca: sarò lieto di fornigli le indicazioni ed i link per averli: sono sicuro che, cercando bene, si trovano, inquanto parte integrante dello spirito che muove questa tipologia di progetti.

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